ASSEMBLEE SOCIETARIE IN VIDEOCONFERENZA: PROROGA AL 31 DICEMBRE

La pandemia causata da Covid-19 ha imposto dure misure di limitazione della libertà personale e delle attività con l’obiettivo di contenere la diffusione del contagio. Tra le materie di intervento anche importanti si segnala la disciplina della governance delle società, che modifica le modalità di svolgimento delle assemblee dei soci.

Il primo e principale intervento in materia è stato il DECRETO LEGGE del 17 marzo 2020, n. 18 (c.d. “Decreto Cura Italia”, poi convertito dalla legge del 24 aprile 2020 n. 17 con modifiche irrilevanti su questi aspetti) che ha cercato un equilibrio tra il diritto degli azionisti/quotisti a partecipare a decisioni (fondamentali) delle società e le misure di sicurezza sanitaria.

Sono state (in questa fase emergenziale) rimosse infatti una serie di limitazioni all’impiego dei mezzi di comunicazione informatica per favorire la partecipazione a distanza e il televoto dei soci, che prima di questo momento di emergenza era ammessa solo in caso di espressa previsione statutaria.

Era (sufficientemente) incontestata l’opinione in base alla quale, i mezzi alternativi di partecipazione, rispetto alla presenza fisica in assemblea, potessero ammettersi solo ove espressamente ammessi da apposita clausola nello Statuto sociale.
Infatti per le società a responsabilità limitata semplificata, prive per legge di autonomo Statuto, era impossibile utilizzare lo strumento della partecipazione in video o audio conferenza.

Ora, e per tutto il periodo emergenziale, sarà invece possibile adottare per tutte le società di capitali, ivi comprese le SRLS (ovviamente sono escluse le società di persone), il sistema di partecipazione “a distanza”, soprattutto per evitare spostamenti non necessari e assembramenti.

Altra particolarità (nella particolarità del momento) di sicuro interesse operativo, che emerge dalla normativa, sta nel fatto che il presidente dell’assemblea potrà (ovviamente solo in questo periodo emergenziale) trovarsi in luogo diverso da dove si trovi il segretario (il Notaio nelle assemblee straordinarie); in tale ipotesi (nuova quindi rispetto al regime operativo ordinario) il Notaio verbalizzante dovrà accertarsi unicamente dell’identità personale del Presidente dell’assemblea; sarà poi il Presidente a dover accertare la regolarità dei presenti e confermarla al Notaio; quindi al termine dell’assemblea il Notaio redigerà il verbale senza ovviamente la necessità della firma del presidente (non presente) e di conseguenza della lettura dell’atto.

Il comma 2 dell’art. 106 del Decreto Cura Italia infatti ha specificato che: “Con l’avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie le società per azioni, le società in accomandita per azioni, le società a responsabilità limitata, e le società cooperative e le mutue assicuratrici possono prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione; le predette società possono altresì prevedere che l’assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 2370, quarto comma, 2479-bis, quarto comma, e 2538, sesto comma, codice civile senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio”.

Sul tema si è espresso specificatamente il Consiglio Notarile di Milano (Massima n. 187) che ha specificato che “L’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione […] può riguardare la totalità dei partecipanti alla riunione, ivi compreso il presidente”. Basta che nel luogo indicato nell’avviso di convocazione si trovi il segretario verbalizzante ( nelle assemblee c.d. “ordinarie”) o il notaio (per le assemblee cd “straordinarie, anche se oggi la differenziazione tra ordinaria e straordinaria in tema di srl è alquanto “sbiadita”) .

La circolare del 18 marzo 2020 di Assonime (l’Associazione fra le società italiane per azioni) aveva sottolineato da subito che queste e le altre misure sarebbero state valide solo per le assemblee fino al 31 luglio 2020, a meno che lo stato di emergenza sul territorio nazionale non fosse stato prorogato ulteriormente. Successivamente sono state prorogate al 15 ottobre 2020 e con il DECRETO LEGGE 104/2020 (il cosiddetto “Decreto Agosto”) del 14 agosto 2020.
Infine, dette modalità anti-covid sono state prorogate al 31 dicembre 2020 con il recente DECRETO LEGGE n. 125/2020.

Per approfondire: Massima n. 187 Consiglio Notarile Milano:

Intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione (artt. 2366, comma 4, 2370, comma 4, 2388, comma 1, 2404, comma 1, e 2479-bis, c.c.; art. 106, comma 2, d.l. 18/2020)

L’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione – ove consentito dallo statuto ai sensi dell’art. 2370, comma 4, c.c., o comunque ammesso dalla vigente disciplina – può riguardare la totalità dei partecipanti alla riunione, ivi compreso il presidente, fermo restando che nel luogo indicato nell’avviso di convocazione deve trovarsi il segretario verbalizzante o il notaio, unitamente alla o alle persone incaricate dal presidente per l’accertamento di coloro che intervengono di persona (sempre che tale incarico non venga affidato al segretario verbalizzante o al notaio).

Le clausole statutarie che prevedono la presenza del presidente e del segretario nel luogo di convocazione (o comunque nel medesimo luogo) devono intendersi di regola funzionali alla formazione contestuale del verbale dell’assemblea, sottoscritto sia dal presidente sia dal segretario. Esse pertanto non impediscono lo svolgimento della riunione assembleare con l’intervento di tutti i partecipanti mediante mezzi di telecomunicazione, potendosi in tal caso redigere successivamente il verbale assembleare, con la sottoscrizione del presidente e del segretario, oppure con la sottoscrizione del solo notaio in caso di verbale in forma pubblica.

Motivazione:
https://www.consiglionotarilemilano.it/documenti-comuni/massime-commissione-societ%C3%A0/187.aspx